Compliance
Tájékoztató a HESI Kft. belső visszaélés-bejelentési rendszeréről
1.sz. módosítás - hatályos 2025.02.01-től
1. Társaság adatai
Név: HESI Sütőipari Kft.
Székhely: 3300 Eger, Sas utca 60/a
Cégjegyzékszám: 10-09-033606
Adószám: 24185840-2-10
Telefonszám: +36 36 412 522
E-mail cím: info@hesi.hu
2. Jelen Szabályzat célja, időbeli hatálya
A Társaság jelen Visszaélés-bejelentési rendszer szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) keretében határozza meg a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény által meghatározott, az e Szabályzat szerinti, visszaéléseket bejelentő személyek hatékony védelmét biztosító, belső visszaélés-bejelentési rendszerének alapjait és a bejelentések fogadásának és kezelésének eljárásrendjét.
A törvényi kötelezettségnek eleget téve a panaszmester.hu weboldal üzemeltetője, dr. Crespo Zsuzsanna működtette a Társaság a visszaélés-bejelentési rendszerét 2023.12.17 –től. A külső szolgáltatás igénybevétele 2025.01.31-én megszűnt.
A szabályzat 2. verziójának kiadása a visszaélés – bejelentési rendszer megbízottja személyében bekövetkezett változás miatt szükséges. Az új verzió hatályba lépése: 2025.02.01.
3. A Szabályzat személyi hatálya, a bejelentés megtételére jogosultak
A jelen Szabályzat személyi hatálya kiterjed
- a) a foglalkoztató által foglalkoztatott,
- b) az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
- c) a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
- d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll, e) a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
- f) a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt • vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve • megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
- g) a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
- h) a foglalkoztatóval az d), e) vagy g) pont szerinti • jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, • aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
- i) az a személy, akinek az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt
4. Belső visszaélés-bejelentési rendszer megbízottja, működtetése
A Társaság bejelentővédelmi felelőse:
Név: Török Lászlóné
Beosztás: főkönyvelő
Cím: 3300 Eger, Sas utca 60/a
Tel: +36 36 412 522 / 144 mellék
Bejelentés fogadása
A bejelentő a bejelentést írásban vagy szóban teheti meg. A bejelentést az erre a célra kialakított compliance@hesi.hu e-mail címen, valamint személyesen lehet megtenni munkanapokon 12-14 óra között telefonon történő előzetes egyeztetést követően. Ha a bejelentő személyesen teszi meg a bejelentést, a bejelentővédelmi felelős a szóbeli bejelentést a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja. A bejelentővédelmi felelős a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet készít. A bejelentő figyelmét felhívja a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó e Szabályzat szerinti eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli. Az írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára a bejelentővédelmi felelős. Ebben a bejelentő részére általános tájékoztatást nyújt az eljárási és adatkezelési szabályokról.
A Társaság vonatkozó adatkezelési tájékoztatójának elérhetősége: www.hesi.hu
A bejelentések értékelése
A bejelentővédelmi felelős a bejelentés befogadását követően írásban rögzíti a bejelentés lényegi tartalmát, főbb adatait, a bejelentés érdemi értékeléséhez szükséges lépéseket, továbbá a bejelentés vizsgálatára vonatkozó feltételek fennállását, így különösen azt, hogy a bejelentést arra jogosult személy tette-e meg és a bejelentés megtételére jogszerűen került-e sor
A bejelentés megtétele akkor jogszerű, hogyha:
- a bejelentő a bejelentését a jelen Szabályzat szerinti visszaélés-bejelentési rendszerek valamelyikén, az e Szabályzatban meghatározott szabályok szerint tette meg,
- a bejelentő a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben – ideértve a jogviszony létesítésével kapcsolatos eljárást is – szerezte, és
- a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a bejelentés időpontjában valós volt.
A bejelentés megtételének jogszerűségét a bejelentővédelmi felelős a bejelentés tartalmának, a bejelentéshez csatolt mellékletek, bizonyítékok vizsgálata alapján állapítja meg. Amennyiben az előzetes értékelés során a bejelentés megtételének jogszerűsége kétséget kizáróan nem állapítható meg, az erre vonatkozó információk szolgáltatására hívja fel a bejelentőt. Amennyiben a bejelentés megtételének jogszerűtlenségére csak a vizsgálat során derül fény, a megbízott a rosszhiszemű bejelentésekre irányadó szabályok szerint jár el a bejelentő rosszhiszeműségéről való tudomásszerzést követően.
A jogszerűtlenül megtett bejelentést szintén értékelni és vizsgálni kell, azonban ebben az esetben a bejelentőt nem illeti meg a 2023. évi XXV. törvényben meghatározott védelem.
5. A bejelentések kivizsgálása
A bejelentések kivizsgálásának határideje
A bejelentővédelmi felelős a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja. E határidő különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett meghosszabbítható. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól tájékoztatja.
A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.
Kapcsolattartás a bejelentővel
A bejelentés kivizsgálása során a bejelentővédelmi felelős kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására, az érdemi vizsgálat során a bejelentésben foglaltak alátámasztására szolgáló bizonyítási eszközök rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt. Amennyiben a bejelentő a szükséges tájékoztatást, felvilágosítást megtagadja, a bejelentővédelmi felelős a bejelentést hiányos tartalma alapján intézi el.
A megbízott felelős a bejelentést a Társaság vezetőjének továbbítja, de a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatok tekintetében titoktartásra köteles, ezért a bejelentésnek a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatot nem tartalmazó kivonatát küldi meg a Társaság vezetőjének, kivéve, ha titoktartási kötelezettsége alól a bejelentő előzetesen, írásban felmentést adott.
Vizsgálati terv
A bejelentővédelmi felelős a bejelentés tartalma alapján vizsgálati tervet készít, amely tartalmazza:
- a vizsgálati cselekmények, intézkedések meghatározását, azok végrehajtásának módját
- az egyes vizsgálati cselekmények végrehajtásának sorrendjét, időpontját,
- a vizsgálati cselekményekben résztvevő személyeket és a végrehajtásukért felelős személyek megnevezését,
- a vizsgálati cselekmények végrehajtásához szükséges feltételek meghatározását.
A vizsgálati tervben meghatározott vizsgálati cselekmények lehetnek különösen:
- a bejelentő, a bejelentésben érintett személy személyes meghallgatása,
- a bejelentésben érintett külsős személy meghallgatása,
- a bejelentésben foglaltak érdemi vizsgálatához szükséges dokumentumok és információk bekérésére, így a tényállás tisztázásához és esetleges bizonyításhoz szükséges dokumentumok megismerése,
- a bejelentésben foglalt információk helytállóságáról való meggyőződés érdekében helyszín megtekintése.
A bejelentésben érintett személy vagy külsős személy meghallgatásáról és helyszín megtekintéséről a vizsgálatot végző személy jegyzőkönyvet vesz fel.
6. Intézkedések a bejelentés alapján
A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a bejelentésben foglalt jogsértések, visszaélések, egyéb körülmények orvoslására. A megbízott ezeket az intézkedéseket intézkedési tervben rögzíti.
Amennyiben a bejelentés megalapozott, úgy haladéktalanul intézkedni kell a jogszerű, illetve a közérdeknek megfelelő állapot helyreállításáról vagy a szükséges intézkedések megtételéről, a feltárt hibák okainak megszüntetéséről, az okozott sérelem orvoslásáról, indokolt esetben az illetékes hatóságok előtt történő felelősségre vonás kezdeményezéséről. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedik a feljelentés megtételéről.
A bejelentővédelmi felelős a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja.
A bejelentés alapján szükséges intézkedések eredményét összefoglaló jelentésben rögzíti.
Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére adja át a bejelentővédelmi felelős.
Ha alappal valószínűsíthető, hogy a bejelentő másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére adja a bejelentővédelmi felelős.
7. Bejelentés vizsgálatának mellőzése
A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, hogyha
- a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
- a bejelentést nem az erre jogosult személy tette meg,
- a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
- a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
8. Bejelentésben érintett személyek jogai
A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.
9. Adatkezelés
A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között a bejelentőnek, annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők, és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő bejelentővédelmi ügyvédnek, illetve külső szervezet részére továbbíthatóak.
A belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személy a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.
Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.
10. Nyilvántartás
- A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője nyilvántartást vezet a beérkező bejelentésekről, amelyben rögzíti:
- a bejelentés beérkezésének idejét és módját,
- a bejelentés azonosítószámát,
- a bejelentés tartalmának rövid összefoglalását,
- a bejelentés mellőzésének tényét, ennek indokát,
- a bejelentés alapján indult vizsgálat lefolytatásának tényét,
- a vizsgálat eredményeként készült összefoglaló jelentés főbb megállapításait.
Eger, 2025.01.30.
Melléklet:
Adatvédelmi tájékoztató
ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
(1.sz. módosítás)
– a visszaélés-bejelentési rendszert igénybe vevő személyek személyes adatainak kezeléséről –
1. Adatkezelő adatai:
Név: HESI Sütőipari Kft.
Székhely: 3300 Eger, Sas utca 60/a
Cégjegyzékszám: 10-09-033606
Adószám: 24185840-2-10
E-mail cím: info@hesi.hu
Telefonszám: +36 36 412 522
2. A kezelt adatok célja, köre, jogalapja és időtartama
Az adatkezelés célja | Az adatok kezelésének célja az Adatkezelőre a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény alapján irányadó jogszabályi kötelezettség teljesítése érdekében a belső visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül bejelentések fogadása, kezelése és intézkedések megtétele. |
Kezelt adatok köre | A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között a bejelentőnek, annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai, amelyeket elsősorban a bejelentő személy szolgáltat az Adatkezelő részére. |
Az adatkezelés jogalapja | Jogszabályi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja, a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény 26. §). |
Az adatkezelés időtartama | A bejelentés elintézéséig, illetve a bejelentés nyomán szükségessé váló intézkedések megtételéig, egyéb esetekben jogi igények elévüléséig, azonban legfeljebb a bejelentés megtételétől számított 5 évig. |
3. Adatfeldolgozó igénybevétele
Az Adatkezelő az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó feladatok elvégzésére jogosult szerződéses partnereket igénybe venni, akik összefoglalva a következők:
Magyar Telekom Nyrt.
szolgáltatás: e-mail szolgáltatás
elérhetőség: 1097 Budapest, Könyves Kálmán krt. 36.
Ezen szerződéses partnerek a személyes adatokat az Adatkezelő nevében kezelik, kizárólag az általa adott utasítás szerint jogosultak eljárni. Az Adatkezelő a szerződéses partnerek munkáját ellenőrzi. Az Adatkezelő csakis olyan adatfeldolgozókat vehet igénybe, amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak – különösen a szakértelem, a megbízhatóság és az erőforrások tekintetében – arra vonatkozóan, hogy a GDPR követelményeinek teljesülését biztosító technikai és szervezési intézkedéseket végrehajtják, ideértve az adatkezelés biztonságát is.
4. Adattovábbítás
Személyes adatok továbbítására nem kerül sor.
Harmadik országban székhellyel rendelkező adatkezelő részére az Adatkezelő sem továbbít személyes adatot.
5. Az adatok megismerésére jogosult személyek köre
Az Adatkezelőnél a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője kizárólag ezzel kapcsolatos feladatai ellátásának teljesítése érdekében kezeli az adatokat.
6. Alapvető adatbiztonsági intézkedések
Az Adatkezelő a személyes adatokat a legnagyobb körültekintéssel, szigorúan bizalmasan, csak a szükséges mértékben, hozzájárulás esetén az azt adó személy esetleges rendelkezéseinek megfelelően kezeli.
Az Adatkezelő kiemelt gondossággal törekszik a személyes adatok biztonságos kezelésére, ezért megtette azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, illetve kialakította azokat az eljárási szabályokat, amelyek az adatkezelési és adatvédelmi jogszabályok érvényre juttatásához szükségesek. Az Adatkezelő ezen intézkedéseket és szabályokat rendszeresen felülvizsgálja, és szükség esetén módosítja.
7. Az Ön jogai és a joggyakorlásra vonatokozó szabályok
Tájékoztatás kéréséhez való jog | Ön tájékoztatást kérhet az Adatkezelő által kezelt személyes adatokról. Ebben az esetben az Adatkezelő tájékoztatja Önt arról, hogy milyen személyes adatait, milyen célból kezeli, az adatkezelés időtartamáról, valamint az adatkezeléssel összefüggésben megillető jogokról és a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak címzett panasz benyújtásának jogáról.
Felhívjuk figyelmét, hogy ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.
|
Másolat készítéséhez való jog | Ön másolatot kérhet az Adatkezelő által kezelt személyes adatokról. Ebben az esetben az Adatkezelő az Ön által megjelölt elérhetőségére (e-mail cím, levelezési cím) továbbítja az Önről kezelt személyes adatok másolatát.
|
Módosításához való jog | A megkeresett Adatkezelő kérelmére módosítja, pontosítja a személyes adatát, vagy a továbbiakban az Ön által a rendelkezésre bocsátott új személyes adatot tárolja.
|
Hozzájárulás visszavonása
| Amennyiben az adatkezelés az Ön hozzájárulásán alapult, akkor Önnek bármikor joga van visszavonni a hozzájárulását. A hozzájárulás visszavonása ugyanakkor nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végzett adatkezelés jogszerűségét.
|
Törléshez való jog | Az Adatkezelő elérhetőségére küldött levelében kérheti a személyes adatainak a törlését. Az Adatkezelő csak a GDPR által meghatározott esetekben tagadhatja meg az Ön kérelmét.
|
Elfeledtetéshez való jog
| Amennyiben az Adatkezelő az Ön személyes adatait nyilvánosságra hozta, és a személyes adatokat törölnie kell, akkor az Adatkezelő minden észszerű lépést megtesznek annak érdekében, hogy tájékoztassa a nyilvánosságra hozott adatokat átvevő adatkezelőket arról, hogy Ön kérelmezte az Adatkezelőtől a személyes adatok törlését.
|
Korlátozáshoz való jog | Ön kérheti a személyes adatok zárolását, ha – az adatkezelés jogellenes, és Ön ellenzi a személyes adatok törlését, és ehelyett azok felhasználásának korlátozását kéri; – Az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra, de Ön kéri az adatok zárolását jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez.
A korlátozáshoz való jog esetében meg kell jelölni, hogy melyik okból kéri a korlátozást. Az Adatkezelő az adatkezelés korlátozására irányuló kérelmét úgy teljesítik, hogy a személyes adatokat minden más személyes adattól elkülönítetten tárolják. Így például elektronikus adatállományok esetében külső adathordozóra kimentik, a papír alapú iratokat pedig külön mappában tárolják.
|
Adathordozhatósághoz való jog | Ön jogosult arra, hogy a személyes adatait széles körben használt formátumban (így különösen .pdf, .doc kiterjesztésű fájlban) megkapja, és azt másik adatkezelőhöz átvigye. Ön kérheti, hogy közvetlenül Az Adatkezelő továbbítsa a személyes adatait más adatkezelő számára.
|
Az Adatkezelő a kérelmét egy hónapon belül teljesíti, amely legfeljebb két hónappal meghosszabbítható.
A kérelem megtagadása esetén az Adatkezelő a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja Önt a megtagadás indokairól, valamint arról, hogy panaszt nyújthat be a Hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.
Ha az Adatkezelőnek megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó személy kilétét illetően, akkor az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérhetik. Ilyen esetnek tekinthető különösen az, ha az érintett a másolat kéréséhez való jogával él, amely esetben indokolt, hogy az Adatkezelő meggyőződjön arról, hogy a kérelem a jogosult személytől származik.
8. Az Ön jogérvényesítési lehetőségei
Jogainak érvényesítése céljából az Adatkezelő intézkedéseinek jogszerűségének vizsgálata céljából, vagy ha az Ön megítélése szerint az Adatkezelő adatkezelése nem felel meg a jogszabályi követelményeknek, akkor a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5., e-mail cím: ugyfelszolgalat@naih.hu) hatósági eljárását kezdeményezheti.
Közvetlenül a bírósághoz is fordulhat, ha az Ön megítélése szerint az Adatkezelő az adatkezelése során jogszabályt sért, vagy a jogszabálysértő eljárása során Önnek kárt okoz.